Faktura handlowa – co to jest, kiedy się ją wystawia i do czego służy

Faktura handlowa: co to jest?

Faktura handlowa (ang. commercial invoice) to dokument wystawiany przez sprzedawcę w transakcjach międzynarodowych, potwierdzający sprzedaż towarów. Stanowi podstawę do odprawy celnej oraz rozliczeń podatkowych. Zawiera m.in. dane stron, opis towarów, ceny, warunki dostawy, walutę i kraj pochodzenia.

Do czego służy faktura handlowa

Faktura handlowa służy przede wszystkim jako podstawowy dokument w międzynarodowym obrocie towarowym, wykorzystywany do celów celnych, podatkowych oraz księgowych. Jest niezbędna podczas odprawy celnej, ponieważ pozwala organom celnym określić wartość towaru, stawkę cła i należny podatek (np. VAT). Dla nabywcy i sprzedawcy pełni funkcję dowodu sprzedaży oraz dokumentu rozliczeniowego, ułatwiając kontrolę przepływu towarów i płatności. Ponadto może być potrzebna przy ubieganiu się o finansowanie, ubezpieczenie transportu lub dochodzeniu roszczeń reklamacyjnych.

Kto wystawia fakturę handlową

Fakturę handlową wystawia sprzedawca (eksporter) towarów w transakcjach międzynarodowych. To on przygotowuje dokument i przekazuje go nabywcy (importerowi), zazwyczaj przed wysyłką towarów lub razem z nimi. Faktura handlowa zawiera kluczowe informacje dotyczące transakcji, takie jak dane stron, opis towarów, ceny, warunki dostawy i płatności. Jest to dokument wymagany m.in. przez organy celne kraju importera do przeprowadzenia odprawy celnej i obliczenia należności podatkowych (np. VAT i cła).

Co powinna zawierać faktura handlowa

Faktura handlowa powinna zawierać pełne dane sprzedawcy i nabywcy, w tym ich nazwy, adresy oraz – jeśli wymagają tego przepisy – numery identyfikacji podatkowej. Dokument musi zawierać numer faktury, datę jej wystawienia, dokładny opis towarów, ich ilość, jednostki miary, cenę jednostkową oraz całkowitą wartość transakcji. Należy również wskazać walutę, kraj pochodzenia towaru, warunki dostawy zgodne z Incoterms oraz sposób i termin płatności. W zależności od wymagań kraju importu i spedytora, często konieczne jest również podanie środka transportu oraz kodu taryfy celnej (HS code), szczególnie jeśli eksporter ubiega się o preferencyjne stawki celne. Wskazanie kraju przeznaczenia towaru jest standardową praktyką przy eksporcie poza Unię Europejską. Podpis sprzedawcy nie jest wymagany w większości krajów, w tym w państwach członkowskich UE, jednak niektóre kraje spoza Unii mogą wymagać podpisu osoby uprawnionej do wystawienia dokumentu, dlatego warto sprawdzić lokalne przepisy celne przed wysyłką.

Kiedy wystawia się fakturę handlową

Fakturę handlową wystawia się w przypadku sprzedaży towarów w transakcjach międzynarodowych, zazwyczaj po zawarciu umowy handlowej i przed wysyłką towaru do kontrahenta. Dokument ten jest niezbędny przy eksporcie poza Unię Europejską, ponieważ stanowi podstawę do dokonania zgłoszenia celnego, naliczenia należności celno-skarbowych oraz do realizacji formalności logistycznych i – w niektórych przypadkach – bankowych. W eksporcie z Polski faktura handlowa może być jednym z dokumentów pozwalających zastosować stawkę 0% VAT, pod warunkiem że eksporter posiada dowody potwierdzające dokonanie dostawy poza terytorium Unii Europejskiej (np. dokumenty przewozowe, potwierdzenia odprawy celnej). W praktyce faktura handlowa powinna być przygotowana i udostępniona importerowi, spedytorowi lub agencji celnej z odpowiednim wyprzedzeniem, jeszcze przed dotarciem towaru do kraju przeznaczenia. Może być przekazana elektronicznie lub załączona fizycznie do przesyłki. Prawidłowe i terminowe wystawienie faktury handlowej usprawnia odprawę celną, ogranicza ryzyko opóźnień w dostawie i umożliwia poprawne rozliczenie transakcji.

Import z Turcji a faktura handlowa – praktyczny przykład

Polska firma odzieżowa sprowadza z Turcji partię ubrań o wartości 20 000 euro. Turecki dostawca wystawia fakturę handlową (commercial invoice), która zawiera kluczowe informacje dotyczące transakcji – dane sprzedawcy i nabywcy, szczegółowy opis towaru (na przykład: „kurtki zimowe, 1000 sztuk”), wartość jednostkową i łączną, walutę rozliczenia, warunki dostawy określone według Incoterms (np. DAP Warszawa), numer i datę wystawienia faktury oraz kraj pochodzenia towaru.

Taki dokument jest niezbędny do dokonania odprawy celnej w Polsce. Na podstawie faktury handlowej agencja celna przygotowuje zgłoszenie celne, a organy celne obliczają należności celno-skarbowe, w tym cło oraz podatek VAT. Faktura ta stanowi więc podstawowy dokument handlowy wspierający procedurę importową. W praktyce bywa określana mianem „faktury importowej”, choć termin ten nie występuje w przepisach jako odrębna kategoria dokumentu. Poprawność danych zawartych na fakturze ma kluczowe znaczenie dla prawidłowego przeprowadzenia odprawy oraz zgodnego z prawem rozliczenia podatkowego i księgowego transakcji.

Przykład zastosowania faktury handlowej w handlu ze Szwajcarią

Polska firma produkująca urządzenia medyczne sprzedaje swój towar kontrahentowi ze Szwajcarii. W ramach tej transakcji wystawia fakturę handlową, która dokumentuje eksport do Szwajcarii — czyli eksport towarów poza Unię Europejską. Faktura zawiera wszystkie istotne elementy wymagane do odprawy celnej, takie jak dane sprzedawcy i odbiorcy, opis towaru (np. „aparaty EKG – 50 sztuk”), wartość jednostkową i całkowitą w euro, warunki dostawy (np. FCA Poznań – Incoterms 2020), kraj pochodzenia towaru, numer faktury oraz datę jej wystawienia.

W tym przypadku faktura handlowa pełni również funkcję dokumentu niezbędnego do dokonania wywozu w rozumieniu przepisów celnych. Choć pojęcie „faktura eksportowa” nie występuje w przepisach prawa jako formalna kategoria dokumentu, w praktyce termin ten bywa używany dla określenia faktury handlowej stosowanej przy eksporcie towarów poza UE. Faktura ta stanowi podstawę do sporządzenia zgłoszenia celnego wywozowego oraz, przy spełnieniu dodatkowych warunków – takich jak posiadanie dowodu wywozu – umożliwia zastosowanie stawki 0% VAT zgodnie z przepisami ustawy o podatku od towarów i usług. Poprawność formalna faktury oraz jej zgodność z rzeczywistymi warunkami dostawy i transakcji mają zasadnicze znaczenie zarówno dla celnej, jak i podatkowej kwalifikacji eksportu.

Faktura handlowa a rozliczenia podatkowe

Faktura handlowa jest ważnym dokumentem w obrocie międzynarodowym, zwłaszcza przy imporcie towarów, jednak sama w sobie nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT. W przypadku importu towarów z krajów trzecich do Unii Europejskiej, w tym do Polski, odliczenie podatku VAT przez importera jest możliwe wyłącznie na podstawie dokumentu celnego, takiego jak Poświadczone Zgłoszenie Celne (PZC) lub dokument SAD, który potwierdza naliczenie i zapłatę należności podatkowych. Faktura handlowa służy natomiast jako dokument źródłowy do sporządzenia zgłoszenia celnego i ustalenia wartości celnej towarów, co ma wpływ na wysokość należnego podatku. Dla eksportera faktura stanowi dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży towaru i może być podstawą do zastosowania stawki 0% VAT, o ile spełnione są warunki ustawowe, takie jak posiadanie dowodu wywozu. Dla importera faktura ta nie daje samodzielnie prawa do odliczenia VAT, ale może służyć jako dowód księgowy w ewidencji kosztów. W transakcjach międzynarodowych faktura handlowa może również pomagać w określeniu momentu powstania obowiązku podatkowego, który w imporcie następuje z chwilą dopuszczenia towaru do obrotu zgodnie z przepisami celnymi. Dlatego poprawność formalna faktury oraz jej zgodność z przepisami podatkowymi i celnymi ma istotne znaczenie zarówno dla rozliczeń podatkowych, jak i dla zachowania poprawnej dokumentacji księgowej.

Faktura handlowa a preferencje celne i zwolnienia

Faktura handlowa odgrywa istotną rolę w uzyskiwaniu preferencji celnych i zwolnień z należności celnych w handlu międzynarodowym. Aby możliwe było zastosowanie preferencyjnych stawek celnych przewidzianych w umowach o wolnym handlu zawartych przez Unię Europejską z krajami trzecimi, faktura musi zawierać odpowiednie oświadczenie o pochodzeniu towaru. Oświadczenie to potwierdza, że dany towar spełnia reguły pochodzenia określone w umowie i pochodzi z kraju objętego preferencją, co umożliwia importerowi zastosowanie obniżonej lub zerowej stawki celnej przy imporcie.

Oświadczenie o pochodzeniu może być umieszczone bezpośrednio na fakturze przez eksportera zarejestrowanego w unijnym systemie REX, jeśli wymaga tego dana umowa handlowa. W niektórych przypadkach – zwykle przy przesyłkach o wartości nieprzekraczającej 6000 euro – oświadczenie może zostać złożone również przez niezarejestrowanego eksportera. Treść oświadczenia musi być zgodna z oficjalnym wzorem określonym w danej umowie handlowej. W przypadku braku takiego zapisu organy celne traktują towary jako niekwalifikujące się do preferencji, co oznacza obowiązek zapłaty pełnej stawki celnej zgodnie z taryfą celną. Z tego względu prawidłowe wystawienie faktury handlowej z właściwym oświadczeniem o pochodzeniu jest kluczowe dla skorzystania z ulg celnych i optymalizacji kosztów importu.

Znaczenie faktury handlowej w praktyce biznesowej

Faktura handlowa odgrywa kluczową rolę w codziennej działalności przedsiębiorstw, ponieważ stanowi podstawowy dokument potwierdzający zawarcie transakcji między sprzedawcą a nabywcą. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące sprzedawanego towaru lub świadczonej usługi, takie jak cena, ilość, warunki płatności oraz dane obu stron. W praktyce faktura nie tylko umożliwia prawidłowe rozliczenie podatkowe i księgowe, ale również pełni funkcję dowodową w przypadku sporów czy reklamacji. Jest także niezbędna przy realizacji procedur celnych w handlu międzynarodowym, co czyni ją jednym z najważniejszych dokumentów w obrocie gospodarczym.

Rola faktury handlowej w transporcie poza UE i wewnątrz UE

Faktura handlowa odgrywa kluczową rolę w transporcie międzynarodowym, ponieważ stanowi podstawowy dokument towarzyszący towarowi podczas jego przewozu przez granice państw. W transakcjach z krajami spoza Unii Europejskiej, np. przy eksporcie do Turcji, USA czy Chin, faktura ta jest niezbędna do przeprowadzenia odprawy celnej, naliczenia ceł, podatków oraz do sporządzenia deklaracji eksportowych i importowych. Zawarte w niej informacje, takie jak wartość towaru, kraj pochodzenia, warunki dostawy (np. według Incoterms) czy dane stron transakcji, są wykorzystywane przez urzędy celne i agencje logistyczne na każdym etapie procesu transportowego.

W przypadku transportu wewnątrzwspólnotowego, czyli między państwami członkowskimi Unii Europejskiej, faktura handlowa nadal odgrywa istotną rolę, choć jej funkcja różni się od tej pełnionej w handlu z krajami trzecimi. Nie jest już dokumentem celnym, ponieważ obrót towarami wewnątrz UE nie podlega odprawie celnej ani naliczaniu ceł. Faktura handlowa stanowi jednak podstawowy dokument księgowy i dowodowy, służący do prawidłowego rozliczenia wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (WDT) oraz wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów (WNT). Na jej podstawie podatnik może wykazać prawo do zastosowania stawki 0% VAT, pod warunkiem spełnienia dodatkowych wymogów formalnych, w tym posiadania dokumentów potwierdzających faktyczny transport towaru do innego kraju UE, takich jak list przewozowy CMR, potwierdzenie odbioru towaru przez kontrahenta czy dokumenty przewozowe od firm kurierskich. Faktura handlowa jest również wykorzystywana do celów ewidencyjnych i statystycznych, np. przy sporządzaniu informacji podsumowującej VAT-UE oraz deklaracji Intrastat, jeżeli przekroczone zostaną ustawowe progi sprawozdawcze. Pomimo braku fizycznych granic i formalnych kontroli celnych, prawidłowo sporządzona faktura handlowa jest nadal istotnym dokumentem w wewnątrzwspólnotowym obrocie towarowym, niezbędnym do wykazania zgodności transakcji z przepisami podatkowymi i rachunkowymi obowiązującymi w Unii Europejskiej.

Podsumowanie wiedzy o fakturze handlowej

Faktura handlowa pozostaje jednym z najważniejszych dokumentów w międzynarodowym obrocie towarowym, niezależnie od kierunku transakcji – zarówno przy eksporcie, jak i imporcie. Jej prawidłowe sporządzenie ma kluczowe znaczenie dla zgodności z przepisami celnymi, podatkowymi i księgowymi. Stanowi podstawę do odpraw celnych, rozliczeń VAT oraz ewidencji transakcji wewnątrzunijnych. Dlatego każda firma uczestnicząca w handlu międzynarodowym powinna przywiązywać dużą wagę do jakości i kompletności wystawianych faktur handlowych.