Zatory płatnicze w firmie - jak odzyskać dług i nie stracić klienta?

 
   Obrót gospodarczy polega na wymianie dóbr i usług, odbywającej się z reguły za pośrednictwem środków pieniężnych. W związku z tym pomiędzy uczestnikami takiego obrotu dochodzi do nawiązania stosunków zobowiązujących, których treścią jest istnienie po stronie wierzyciela uprawnienia do żądań spełnienia określonego świadczenia, a po stronie dłużnika obowiązku oznaczonego działania lub zaniechania.
 
   Przed nawiązaniem współpracy między kontrahentami bardzo ważne jest zmniejszenie ryzyka powstania takiej sytuacji, w której odzyskanie pieniędzy od dłużnika będzie bardzo trudne lub wręcz niemożliwe. Dlatego przed zawarciem umowy należy poznać swojego kontrahenta, dokładnie ustalić z partnerem handlowym warunki, treść i formę współpracy. Trzeba upewnić się, że każda ze stron tak samo rozumie wszystkie zapisy umowy.
 
   Następnym krokiem powinno być sprawdzenie prawidłowości umocowania osób reprezentujących kontrahenta przy zawieraniu umowy. Zazwyczaj umocowanie i sposób reprezentacji firmy sprawdza się na podstawie odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego. W Krajowym Rejestrze Sadowym znajdują się dane dotyczące spółek handlowych (spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, akcyjnych, jawnych, partnerskich, komandytowych i komandytowo-akcyjnych). Zaglądając do rejestru dowiemy się nie tylko, kto jest udziałowcem naszego kontrahenta, kto ma prawo zawierać w jego imieniu umowy, ale – co najważniejsze – ile wynoszą kapitały spółki. Jest to o tyle istotne, że z grubsza pozwoli nam określić, do jakiej kwoty może teoretycznie odpowiadać nasze ewentualne roszczenie.
 
Narzędzia w ręku przedsiębiorcy
 
   Wgląd do rejestru przedsiębiorców jest jawny – każdy może do niego swobodnie i bez ograniczeń zajrzeć. Jeśli jednak zażąda się wyciągu (a więc wiarygodnego pisemnego potwierdzenia treści rejestrów), należy zapłacić za ten wyciąg, kupując odpowiednią liczbę znaczków skarbowych.

   Oprócz rejestru przedsiębiorców, w Krajowym Rejestrze Sądowym znajduje się też rejestr dłużników niewypłacalnych. Warto się nimi zainteresować. W rejestrze można znaleźć:

• osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą – jeżeli ogłoszono ich upadłość lub jeżeli wniosek w tej sprawie został oddalony z powodu braku wystarczającego majątku na pokrycie kosztów postępowania upadłościowego albo nastąpiło umorzenie prowadzonej przeciwko nim egzekucji sądowej bądź administracyjnej;
• wspólników ponoszących odpowiedzialność całym swoim majątkiem za zobowiązania spółki, jeżeli ogłoszono jej upadłość lub jeżeli wniosek w tej sprawie został oddalony z powodu braku majątku na pokrycie kosztów postępowania (dzięki temu możemy się dowiedzieć, czy np. spółka, z którą mamy robić interesy jest godna zaufania);
• dłużników zobowiązanych do wyjawienia majątku:
• dłużników, którzy w terminie 30 dni od daty wezwania nie zapłacili należności stwierdzonej tytułem wykonawczym (wpisuje się ich do rejestru na wniosek wierzyciela). 

   Przed zawarciem umowy z osobą wykonującą samodzielnie działalność gospodarczą, informacji na jej temat można szukać w Ewidencji działalności gospodarczej prowadzonej przy gminach. Warto też sprawdzić, czy nasz potencjalny kontrahent nie figuruje na liście dłużników prowadzonej przez Biuro Informacji Gospodarczej.
 
   Dobrze jest ewentualnie poprosić potencjalnego kontrahenta o referencje lub w razie potrzeby skorzystać z wywiadowi gospodarczej. Takie działania prewencyjne mogą spowodować, że uniknie się powstania zobowiązań przeterminowanych.
 
Prewencja
 
Prewencja w powstaniu należności przeterminowanych powinna być realizowana na każdym etapie działań:

• przed zawarciem umowy – ocena wiarygodności potencjalnego kontrahenta,
• w trakcie zawierania umowy – dotyczy to treści umowy, reprezentacji, warunków zapłaty i zabezpieczenia spłaty należności,
• po wykonaniu umowy, a jeszcze przed otrzymaniem zapłaty, należy monitorować należności i sytuację kontrahenta.

   W celu zabezpieczenia należności i uzyskania ich spłaty istnieje możliwość zastosowania różnych rodzajów zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązania. Celem ustanowienia zabezpieczeń jest ułatwienie i urealnienie możliwości dochodzenia przez wierzyciela zaspokojenia przysługującego mu roszczenia.
 
   Polskie prawo przewiduje dwa sposoby zabezpieczania wierzytelności: osobowe i rzeczowe. W przypadku osobistego (osobowego) zabezpieczenia zapłaty wierzytelności, dłużnik odpowiada za dług całym swoim majątkiem teraźniejszym i przyszłym. Zabezpieczeniami osobistymi są: poręczenie cywilne, weksel własny, poręczenie wekslowe, gwarancja wekslowa, przelew wierzytelności na zabezpieczenie, przystąpienie do długu, pełnomocnictwo do dysponowani rachunkiem, zgoda dłużnika do dobrowolnego poddania się egzekucji.
 
   Zabezpieczenia rzeczowe dają możliwość zabezpieczenia wierzyciela z konkretnego przedmiotu, bez względu na to, kto jest jego właścicielem. Zabezpieczenia rzeczowe to: zastaw, kaucja, hipoteka, hipoteka przewłaszczenia na zabezpieczenie, kupieckie prawo zatrzymania.
 
   Dobrze podpisana umowa i skuteczne zabezpieczenia znacząco obniżają ryzyko, że środki pieniężne do nas nie dotrą. W przypadku gdy kontrahent opóźnia się z zapłatą, na bieżąco prowadzony monitoring płatności pozwala natychmiast reagować na powstające zagrożenie. W takiej sytuacji wskazane są działania windykacyjne przedsądowe. Pozwoli to na minimalizację kosztów związanych z podejmowaną windykacją. W przypadku sądowego dochodzenia roszczeń, wierzyciel musiałby ponosić koszty związane z wpisem sądowym, koszty egzekucji komorniczej i koszty zastępstwa procesowego. Natomiast, gdy kontrahent jest atrakcyjnym partnerem biznesowym wierzyciel może rozłożyć spłatę wierzytelności w ratach czy prolongować termin zapłaty wymaganej wierzytelności. Wydłużenie terminu zapłaty lub rozłożenie jej na raty zawsze powinno być w formie pisemnej. Często w takich porozumieniach żąda się od dłużnika dodatkowych zabezpieczeń spłaty należności.
 
   W sytuacji gdy dłużnik nie wyraża chęci porozumienia się co do spłaty zobowiązania czy nie wywiązuje się z kolejnych terminów spłaty zobowiązania lub wręcz kwestionuje zobowiązanie, zostaje tylko dochodzenie roszczenia na drodze sądowej.