Eksport towarów na rynki zagraniczne oprócz sprawnej logistyki i znajomości lokalnych potrzeb wymaga również przygotowania właściwej dokumentacji w językach docelowych. Zaniechania w tym zakresie mogą skutkować opóźnieniami, dodatkowymi kosztami, a nawet karami administracyjnymi.

Zakres tłumaczeń — co trzeba przetłumaczyć?

Zwykle tłumaczeniu podlegają następujące kategorie dokumentów:

- Faktury handlowe, listy przewozowe i deklaracje celne – to podstawowe dokumenty operacyjne. Błędnie przetłumaczone dane (np. niepoprawnie przeliczone jednostki i waluty) mogą skutkować zatrzymaniem towaru przy odprawie celnej, a na późniejszym etapie — zwrotami od klientów.

- Certyfikaty pochodzenia, jakości, bezpieczeństwa – np. świadectwa CE, konieczne do wprowadzenia produktów na terenie UE. Dokumenty te muszą być przetłumaczone zgodnie z lokalnymi wymogami.

- Instrukcje obsługi, karty charakterystyki (SDS) — szczególnie w branżach technicznych i chemicznych. Dyrektywa 2006/42/EC wymaga instrukcji w języku urzędowym kraju, do którego trafia towar.

- Umowy handlowe, licencyjne, raporty finansowe – często wymagane jest tłumaczenie przysięgłe, czyli poświadczone przez tłumacza przysięgłego. Dopiero wtedy dokumenty mają moc prawną.

- Etykiety, opakowania, instrukcje użycia – zgodnie z unijnym Rozporządzeniem o ogólnym bezpieczeństwie produktów (tzw. GPSR) muszą być zrozumiałe dla konsumentów w ich języku.

- Materiały marketingowe – niewymagane regulacjami, ale potrzebne, by skutecznie dotrzeć do klientów za granicą.

Niektóre kraje akceptują dokumenty w języku angielskim, inne, takie jak Chiny, Rosja, Brazylia lub Egipt, wymagają lokalnej wersji językowej,. Aby ustalić, jakie dokumenty wymagają tłumaczenia (zwykłego lub przysięgłego) na lokalny język, najlepiej skontaktować się z odbiorcą towaru lub lokalnym agentem celnym w kraju docelowym.

Dlaczego precyzja tłumaczeń jest kluczowa?

Przede wszystkim w ten sposób skutecznie wypełnisz obowiązki wynikające z regulacji prawnych. Przykładowo zasady opracowywania oznakowań CE, rozporządzenie MDR czy Dyrektywa maszynowa nakładają wymóg dostarczenia w języku kraju sprzedaży dokumentów w pełni zrozumiałych dla użytkownika.

Nie mniej ważne jest zaufanie do Twojej marki i oferowanych produktów lub usług. Dzięki rzetelnym tłumaczeniom zbudujesz profesjonalny wizerunek, który z pewnością ułatwi i przyspieszy zdobycie nowych klientów.

Jak tłumaczyć dokumenty?

Niektóre firmy decydują się zatrudnić do tego celu własnych pracowników, ale najbezpieczniej i najszybciej będzie wybrać profesjonalnego tłumacza lub biuro tłumaczeń. Upewnij się, że dostawca tłumaczeń:

 -zna terminologię branżową, której dotyczy tłumaczenie: zwłaszcza jeśli to tekst prawny, techniczny, finansowy lub medyczny; w tym celu możesz np. zażądać CV tłumaczy;

- posiada uprawnienia tłumacza przysięgłego, jeżeli tego wymaga Twoja dokumentacja; uprawnienia zweryfikujesz w rejestrze Ministerstwa Sprawiedliwości;

- zapewnia korektę native speakera, redakcję i kontrolę jakości w oparciu o sprawdzone procesy, np. zgodne z normą ISO 9001 lub ISO 17100, które oferują renomowane biura tłumaczeń;

- zapewnia bezpieczeństwo informacji i eliminuje ryzyko wycieku danych, co w przypadku biur tłumaczeń potwierdza m.in. certyfikat ISO 27001.

Taka usługa wyeliminuje ryzyko błędów, zapewni zgodność z wymogami i pozwoli wchodzić na nowe rynki bez opóźnień.

Podsumowanie

Tłumaczenia eksportowe wymagają:

- znajomości lokalnych regulacji dotyczących dokumentacji przewozowej, technicznej i celnej wymaganych w danym kraju;

- korzystania z doświadczonych tłumaczy o odpowiedniej specjalizacji;

- stosowania tłumaczeń przysięgłych (w niektórych przypadkach) i zgodnych z odpowiednimi przepisami.


----

Studio Gambit to partner z ponad 30 letnim doświadczeniem oferujący tłumaczenia eksportowe w ponad 70 językach z kontrolą jakości realizowaną przez native speakerów. Nasze usługi obejmują również tłumaczenia ze wsparciem AI oraz spełniają restrykcyjne wymogi, co potwierdzają certyfikaty ISO 9001, ISO 17100 oraz ISO 27001. Dzięki temu gwarantujemy sprawdzone procesy realizacji, pełną spójność terminologiczną, zgodność z lokalnymi przepisami i realizację na czas.

Poznaj naszą ofertę: Studio Gambit – tłumaczenia eksportowe dla każdej branży.

Masz pytania lub potrzebujesz wyceny? Skontaktuj się.