Jak zabezpieczyć się przed nierzetelnym kontrahentem?

  Kluczowym czynnikiem bezpieczeństwa w biznesie jest płynność finansowa przedsiębiorstwa. W tym celu konieczne jest odpowiednie zarządzanie swoimi wierzytelnościami.

  Najprostsze rozwiązania bywają najbardziej skuteczne-by ustrzec się przed nieuczciwymi kontrahentami i przeterminowanymi należnościami (zatorami płatniczymi) pamiętaj aby:

· Odpowiednio udokumentować zawartą transakcję

  Właściwa dokumentacja jest podstawowym narzędziem walki z nierzetelnymi partnerami. Pamiętaj aby gromadzić wszelkie dokumenty potwierdzające wykonanie usługi lub zrealizowanie sprzedaży: zamówienia/oferty, umowy, faktury, dokumenty potwierdzające wydanie towaru, wykonanie usługi (WZ, CMR itp.).

  Pomimo, iż obecne przepisy prawa nie wymagają aby kontrahent składał podpis  na fakturze –sugerujemy aby dokument ten były każdorazowo akceptowany (podpisywany) przez Kontrahenta. Powyższe stanowi akceptację ceny oraz potwierdzenie zawarcia umowy. To zaś, w przypadku braku terminowej zapłaty, pozwoli na szybkie i sprawne odzyskanie Twoich pieniędzy.

  W przypadku sprzedaży zagranicznej pamiętaj o zawarciu pisemnej umowy, opisującej prawa i obowiązki stron oraz cenę z tytułu wykonanej umowy. Zawsze zwracaj uwagę  czy umowa została podpisana przez upoważnione do tego osoby.

  WAŻNE – w niektórych krajach brak kontraktu zdecydowanie zmniejsza szanse na dochodzenie roszczeń na drodze prawnej, a  Klient może być nawet podejrzany o próbę „wyłudzenia” pieniędzy np. w  krajach Federacji Rosyjskiej kontrakt jest podstawowym dokumentem potwierdzającym zawarcie transakcji i zobowiązania.

· Sprawdzić kontrahenta

  Podstawowe dane rejestrowe i finansowe można uzyskać z dostępnych źródeł (KRS, ewidencja gospodarcza). Spółki mają obowiązek składania rocznych sprawozdań finansowych w Sądzie rejestrowym – dokumenty te są ogólnie dostępne, nie powinno więc być problemu z ich uzyskaniem i weryfikacją. Skarbnicą wiedzy często okazuje się internet –warto sprawdzić czy kontrahent bierze udział w przetargach (informacja o wygranym przetargu potwierdza, że w danym czasie kontrahent nie miał zatorów płatniczych), czy nie jest odnotowany na giełdach wierzytelności lub sprawdzić opinie innych partnerów handlowych (na wielu portalach internetowych można pozyskać opinie na temat wypłacalności kontrahenta).

  Najpewniejszym narzędziem pozwalającym na sprawdzenie Klienta są raporty gospodarcze, w które warto zainwestować zwłaszcza gdy zawieramy z nowym partnerem umowę na znaczne kwoty. Raport przedstawia zwykle informacje rejestrowe spółki, jej aktualną sytuację finansową i majątkową, powiązania gospodarcze itp.  Badanie sytuacji majątkowej możliwe jest także na podstawie wywiadów terenowych, co często zapewnia dostarczenie informacji oficjalnie niedostępnych.

· Jak najszybciej wdrożyć „plan awaryjny”

  Jeżeli kontrahent zwleka z zapłatą Twoich należności, należy możliwie szybko podjąć procedurę windykacyjną. Czas odgrywa tu decydująca rolę - im szybciej przypominamy się Klientowi o zaległej płatności tym większe szanse, że zostanie ona spłacona bez konieczności podejmowania działań prawnych.

  Wstępne postępowanie windykacyjne to zwykle „miękkie” negocjacje polubowne, które gwarantując zachowanie pozytywnych relacji z kontrahentem  jednocześnie przyczyniają się do zachowania płynności finansowej wierzyciela.

  PAMIĘTAJ, że każde roszczenie ulega przedawnieniu. W każdym kraju termin przedawnienia jest inny,  czasami bardzo krótki- np. w zakresie usług transportowych – to zaledwie jeden rok. Dopuszczając do przedawnienia należności zdecydowanie ograniczasz szanse na ich odzyskanie.

  Celem uniknięcia problemów z nierzetelnymi kontrahentami zapraszamy do skorzystania z naszego wieloletniego doświadczenia w zakresie windykacji i usług prawnych. Chętnie podpowiemy jak przygotować odpowiednią umowę z kontrahentem, sprawdzić jego wiarygodność, uniknąć zatorów płatniczych, a co najważniejsze odzyskać Państwa pieniądze.

ICG – International Consulting Group