Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy. Zmiany w przepisach podnoszą rangę dokumentów i podpisów elektronicznych
Firmy mogą zaoszczędzić co najmniej 60 proc. czasu na obsługę danego procesu po wprowadzeniu elektronicznych dokumentów. W ten sposób oszczędzają również koszty i usprawniają obsługę klienta. Wprowadzenie w pełni cyfrowego obiegu dokumentów będzie teraz łatwiejsze. Od 1 lipca zacznie obowiązywać unijne rozporządzenie eIDAS ws. uznawania elektronicznych podpisów, a od 8 września do Kodeksu cywilnego zostanie wprowadzona forma elektroniczna czynności prawnej obok formy pisemnej.
– Nowe akty prawne zmieniają rzeczywistość obsługi dokumentów. Ustawodawca wyszedł naprzeciw oczekiwaniom firm, wprowadzając formę elektroniczną dokumentu, dzięki czemu tradycyjne podejście do papieru przestaje mieć znaczenie. To oznacza ogromny potencjał dla nas wszystkich, i firm, i konsumentów – przekonuje w rozmowie z agencją Newseria Biznes Łukasz Wachowicz, dyrektor ds. rozwoju Paperless w Billennium, firmie IT dostarczającej rozwiązania m.in. z zakresu zarządzania dokumentami.
Zgodnie z wchodzącym 1 lipca w życie rozporządzeniem eIDAS dokument elektroniczny to każda treść przechowywana w postaci elektronicznej, w szczególności tekst, nagranie dźwiękowe, wizualne i audiowizualne. Unijne przepisy mają upowszechnić zastosowanie elektronicznego podpisu. Skutku jego stosowania nie będzie można odmówić, nawet jeśli podpis nie spełnia wymogów kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Co ważne, przepisy w tym obszarze będą takie same w całej UE, co ułatwi kontakty biznesowe i administracyjne pomiędzy podmiotami z różnych państw.
– Z kolei w nowelizacji Kodeksu cywilnego wprowadzono definicję dokumentu, według której jest to nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. To jednoznacznie zrywa z tradycyjnym podejściem do dokumentu jako pismem napisanym na papierze. Ustawodawca uwzględnia rozwój technologii i przewiduje podpisywanie dokumentów elektronicznych – mówi Łukasz Wachowicz.
Obie zmiany prawne mogą zrewolucjonizować obieg dokumentacji w firmie. Korzyści z cyfryzacji tego procesu odczuwane będą na kilku płaszczyznach.
– Do tej pory dokument papierowy spowalniał procesy biznesowe, czasami nawet powodował ich zatrzymanie – podkreśla dyrektor w Billennium. – Dla przedsiębiorstwa kluczowy jest czas obsługi procesów i operacji. Nasze badania wykazały, że są to oszczędności na poziomie co najmniej 60 proc. w zależności od procesu.
Z tym wiążą się również oszczędności kosztów (np. druku, skanowania, przechowywania i archiwizowania dokumentów), a także usprawnienie obsługi klienta, kontrahenta czy kontaktów z urzędem. Chodzi m.in. o skrócenie czasu potrzebnego na obsługę klienta czy ograniczenie ryzyka pomyłek w dokumentach.
– Firmy, decydując się na rozwiązania do elektronicznego podpisywania dokumentów jak Paperless Signature, mogą usprawnić swoje procesy i finalnie dostarczyć jakość, jakiej dziś oczekuje klient. W obecnych czasach staje się to przewagą konkurencyjną dla wielu firm, które na to stawiają – zapewnia Wachowicz. – To jest również eliminacja, a przynajmniej minimalizacja ryzyka pomyłki w obsłudze dokumentu sprawy, a także eliminacja nadużyć.
Digitalizację jako cel obrał również rząd w przygotowywanym programie „Od papierowej do cyfrowej Polski”. Przewiduje on m.in. cyfryzację kluczowych usług publicznych oraz wdrożenie inicjatywy tożsamości elektronicznej (eID). Resort rozwoju chce, żeby w perspektywie kolejnych 3–5 lat połowa obywateli mogła przez internet prowadzić z administracją ok. 80 proc. swoich spraw. Na koniec przyszłego roku liczba użytkowników z wydanym komercyjnymi i państwowymi eID powinna sięgnąć10 mln.
- Gospodarka
- Eksport
- Współpraca z zagranicą
- Finanse, podatki, pieniądze
- Fundusze europejskie, dofinansowywanie inwestycji
- Informacje warte uwagi
- Budownictwo
- Rolnictwo, artykuły spożywcze
- Rozwój regionalny, inwestycje w Polsce
Obieg dokumentacji w firmach będzie szybszy i tańszy
Źródło: http://www.biznes.newseria.pl
Zobacz również:
Obroty towarowe handlu zagranicznego - styczeń 2024
W styczniu 2024 roku Polska odnotowała zarówno wzrost eksportu, jak i importu...
Sześć na dziesięć mikro-, małych i średnich firm ma duży problem z pozyskaniem kredytu
Sześć na dziesięć mikro-, małych i średnich firm ma duży problem z pozyskaniem kredytu. Szansą dla nich są...
Polska liderem w delegowaniu pracowników do krajów Unii Europejskiej
Nowe zasady delegacji obciążą jednak przedsiębiorców...
Split payment od listopada obowiązkowy w branżach najbardziej narażonych na nieprawidłowości
Split payment od listopada obowiązkowy w branżach najbardziej narażonych na nieprawidłowości...
Poziom inwestycji zagrożeniem dla przyszłego wzrostu gospodarczego
Polska gospodarka w ubiegłym roku wzrosła o 4 proc. w ujęciu rocznym – wynika ze wstępnych danych GUS...
Polska stała się jedną wielką strefą inwestycji
Polska stała się jedną wielką strefą inwestycji. Z zachęt inwestycyjnych korzystają teraz też małe i średnie firmy...
Pomoc
Jeżeli nie znalazłes poszukiwanego produktu, firmy, usługi lub wyniki wyszukiwarki nie są dla Ciebie satysfakcjonujące to napisz do nas czego szukasz lub potrzebujesz. Wyślemy twoje zapytanie bezpośrednio do zainteresowanych firm.
Napisz do nas